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6 claves para ser más productivos

Comienza el 2024, y si hay algo importante para la consecución de nuestras metas, más aún en el mundo que vivimos, es la capacidad para ser productivos.

El éxito en la realización de cualquier tarea consiste en estar concentrados, y después de ser capaces de mantener esa concentración el mayor tiempo posible. Existe una correlación directa entre foco y rendimiento. Y la mejor práctica para la concentración es evitar al máximo las interrupciones; esto es, eliminar, limitar o desactivar todo aquello que pueda interferir en nuestra concentración. Las personas de éxito convergen en un punto: son personas altamente enfocadas. El foco nos permite hacer más (cantidad), mejor (calidad) y con mayor rapidez (velocidad), y eso es una ventaja competitiva siempre. Josh Billings, escritor y humorista, lo expresó así: «Sé como un sello de correos: pégate a una cosa hasta que llegues a tu destino». 

Apuntamos algunas ideas claves al respecto que nos pueden ayudar a ser más productivos:

1. MULTITAREA.

Es el gran enemigo de la productividad: hacer varias cosas al mismo tiempo. Está demostrado científicamente que la multitarea disminuye la calidad de nuestro trabajo y supone una mayor carga cognitiva que hace que nuestra energía disminuya. El problema de la multitarea es que es adictiva: cuanto más se practica, más cuesta desprenderse de ella. Sólo cuando existe una concentración profunda (deep work) es posible avanzar y hacer un trabajo de calidad. Cualquier persona, sin excepción, hará mejor cualquier tarea si está concentrada en ella que si no lo está. Ello lo ha estudiado ampliamente Cal Newport, cuyas conclusiones las ha plasmado en su libro Concéntrate (Deep Work), con subtítulo: Las 4 reglas para el éxito en la era de la distracción: «Trabajar a fondo (deep work) es necesario para extraer hasta la última gota de valor de nuestra capacidad intelectual. Tener una concentración profunda en ciertas tareas que requieren de nuestra máxima capacidad cognitiva es una especie de superpoder».

2. ELIMINAR.

Warren Buffett, uno de los personajes de Aprendiendo de los mejores (Alienta, 30ª edición), afirmaba que «la diferencia entre la gente de éxito y el resto es que la gente de éxito dice no a casi todo». Productividad no es hacer muchas cosas, sino eliminar todo aquello que no debería hacerse. Productividad es eliminar todo lo que es irrelevante. Decidir es descartar, y ser excelente es descartar muchas cosas. Si quieres convencerte a ti mismo de que tienes que leer la prensa digital o chequear tus redes sociales antes de empezar a trabajar, siempre encontrarás motivos suficientes para justificarte y hacer lo que más te conviene en lugar de lo que deberías hacer. Lo mismo sucede con otras muchas cosas. Hacer algo ‘no importante’ muy bien no lo convierte en ‘importante’. Nunca ha sido tan fácil distraerse, por eso, como apunta Daniel Goleman, autor del libro Focus, «en un océano de distracciones, quien sabe estar atento triunfa».

3. PRIORIDADES.

El día tiene 24 horas para cualquier persona, por tanto, no hay tiempo para hacer todo lo que nos gustaría, pero siempre hay tiempo para lo que uno quiere que haya tiempo. La vida siempre es una cuestión de prioridades. En mi cuenta de Instagram dejaba hace algún tiempo la siguiente reflexión: «Cuando alguien dice que no tiene tiempo para hacer algo, en realidad, lo que te está diciendo es que no le importa mucho». Vivir es elegir y elegir es descartar. Oliver Burkeman, periodista y autor de Four Thousand Weeks, escribe: «La única vía de escape hacia la libertad psicológica es olvidarse de la fantasía de negar los límites e intentar hacerlo todo y, en cambio, centrarte en hacer unas pocas cosas, pero de las que valen la pena».

4. AISLAMIENTO.

Es fundamental crear espacios de aislamiento en los que nada ni nadie pueda molestarnos, y además hay que comunicárselo a los demás para que así lo sepan y eviten caer en la tentación de hacerlo. Ese aislamiento podrá ser algún día de la semana o determinadas horas del día, según el trabajo y las posibilidades de cada uno. De lo que se trata es de crear una especie de bunker que nos permita la máxima concentración y, por tanto, la máxima productividad. Jason Fried, autor de Reinicia: borra lo aprendido y piensa la empresa de otra forma, es claro: «Cualquier interrupción implica volver a empezar. No puedes conseguir resultados significativos si estás siempre: empiezo, paro, empiezo, paro…». Y también: «Deberías establecer una rutina para aislarte. Cuando no tienes que alternar tu registro mental entre distintas obligaciones avanzas muchísimo».

5. DELEGAR.

Se debe delegar todo lo que sea posible, porque delegar nos permite tener más tiempo, contar con más energías y focalizarnos en nuestras fortalezas. De ello hablábamos precisamente en el artículo El arte de liderar es el arte de delegar. Allí escribíamos: «Quien no sabe delegar, no sabe dirigir. La autosuficiencia es la enfermedad del fracaso, la ineficacia y la ineficiencia». El empresario Richard Branson también señalaba cierta vez: «El arte de delegar es una de las habilidades clave que todo empresario debe dominar. Ya sea gestionando una empresa, estando al frente de un departamento o dirigiendo una organización. Yo aprendí desde muy joven lo importante que es delegar». Asimismo, Barack Obama, ex presidente de los Estados Unidos, decía: «He aprendido que si un problema es fácil nunca debe llegar a mi mesa». Si quieres hacer algunas cosas pequeñas bien, hazlas tú mismo. Si quieres hacer grandes cosas y tener un gran impacto, aprende a delegar.

6. ASERTIVIDAD.

La asertividad existe para defendernos inteligentemente de los demás. El ser humano es egoísta por naturaleza, y siempre intenta barrer para casa; es decir, intenta lograr de los demás lo que desea y cuando lo desea. Por ello, es clave aprender a decir ‘no’ y además hacerlo con frecuencia, ya que de otro modo nos veremos desbordados. Eso sí, conviene hacer una distinción entre ser asertivo y ser agresivo. La diferencia radica en el impacto que nuestras palabras y comportamientos tienen en el bienestar de los demás. De lo que se trata es de ser firmes (para protegernos) siendo amables (para no dañar). De ello escribíamos largo y tendido en Asertividad, una habilidad clave hoy día: «Ser asertivo se ha vuelto una competencia primordial. Es una habilidad, como todas, que puede aprenderse pero sobre todo, que debe aprenderse, porque las relaciones personales son la base de todo, en la vida y en los negocios, y si queremos avanzar, ser productivos, sacar nuestro trabajo adelante y conseguir objetivos, nos vamos a ver obligados a decir ‘no’ muchas veces».

* Puedes escuchar este post en formato audio (podcast) en las plataformas de SpotifyiVoox y Apple Podcast


* Te dejo una entrevista en Executive Excellence que me hacían recientemente: “Ser resiliente no es tener fuerzas para continuar, es continuar aunque no se tengan fuerzas”.

* Si todavía no tienes pensado los regalos de Reyes Magos, te dejo link a todos mis libros así como al Calendario Aprendiendo de los mejores (válido para cualquier año).

 

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